AVG

Privacyverklaring ten behoeve van de leden van de Vereniging van Grond- en Huiseigenaren SKANDIA

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG) in werking getreden. Deze verordening heeft betrekking op alle organisaties, die in de Europese Unie opereren en persoonlijke data bewaren en verwerken. Deze verordening geldt dus ook voor de Vereniging van Grond- en Huiseigenaren SKANDIA. De AVG bepaalt, dat de organisatie moet vastleggen:

·      welke persoonsgegevens worden bewaard en met welk doel.

·      hoe de persoonsgegevens worden bewaard.

·      wie toegang heeft tot de gegevens.

·      hoe de gegevens worden beveiligd.

·      hoe personen hun eigen persoonsgegevens kunnen inzien, corrigeren, wissen, beperken.

·      wie binnen de vereniging verantwoordelijk is voor de verwerking.

·      of persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.

·      dat  personen “ondubbelzinnige toestemming” hebben gegeven voor de verwerking van gegevens.

Uit dien hoofde is de volgende privacyverklaring opgesteld:

Dit is de privacyverklaring voor de bewoners die vallen onder de Vereniging van Grond- en Huiseigenaren SKANDIA, gevestigd te Geldrop, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40235191, hierna te noemen: ”VVGH SKANDIA”.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie en persoonsgegevens die de eigenaren van de woningen binnen het VVGH SKANDIA gebied en hun medebewoners/huurders (“hierna te noemen bewoners”) aan de VVGH SKANDIA verstrekt via het aanmeldingsformulier, dan wel op andere wijze. Het bestuur van de VVGH SKANDIA hecht groot belang aan de privacy van de bewoners en betracht daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij het bewaren, verwerken en beschermen van privacygevoelige informatie en persoonsgegevens. Het bestuur van de VVGH SKANDIA bewaart en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de voorwaarden, die daaraan worden gesteld in de AVG. De VVGH SKANDIA is de verantwoordelijke in de zin van de AVG ten aanzien van de verwerking van de privacygevoelige informatie en persoonsgegevens van de bewoners. Dit houdt in, dat alleen de VVGH SKANDIA bepaalt welke persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt, met welk doel en op welke manier. Het bestuur van de VVGH SKANDIA is er verantwoordelijk voor, dat privacygevoelige informatie en persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden bewaard en verwerkt in overeenstemming met de AVG. Binnen het bestuur is de secretaris de eerstverantwoordelijke hiervoor. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd voor welke doeleinden persoonsgegevens worden gebruikt en bewaard, welke persoonsgegevens worden verwerkt, wat de grondslag is, op basis waarvan de persoonsgegevens worden gevraagd, hoelang de persoonsgegevens worden bewaard en wie de beschikking heeft over de persoonsgegevens.

Doeleinden:

Uitvoeren van wederzijdse rechten en plichten èn lidmaatschap conform notariële Akte, statuten en huishoudelijk reglement.  Bijhouden van de uitgebreide ledenlijst en de ledenadministratie. De gegevens worden gebruikt als basis voor alle correspondentie en kontakten met de bewoners/leden van de VVGH SKANDIA over zaken, die de vereniging betreffen; voor de mailingslijst t.b.v. e- mailberichten aan de leden; voor het alleen voor leden toegankelijke deel van de website.

Welke persoonsgegevens   

   Via kennismakings-formulier/aanmel-dingsformulier-lidmaatschap:

·  Initialen

·  achternaam

·  volledig adres

·  telefoonnummer en op vrijwillige basis:

·  E-mail adres

·  al dan niet lid geworden   

·  Initialen

·  Achternaam

·  Adres

·  Telefoonnummer

·  vrijwillig: E-mail adres

Grondslag       

Uitvoeren van wederzijdse rechten en plichten èn lidmaatschap conform notariële Akte, statuten en huishoudelijk reglement.       

Uitvoering van de lidmaatschapsover eenkomst. Indien men geen emailadres verstrekt ontvangt men géén nieuwsbrieven, maar wèl de wijkinfo.   

Bewaartermijn   

Gedurende de tijd dat bewoner eigenaar/huurder van de woning is.

Ontvangers   

· Volledig bestuur

· 1 persoon van groencommissie.

· Een incasso-bureau, maar uitsluitend indien de eigenaar op enigerlei wijze in gebreken blijft wat betreft verplichte betalingen aan VVGH      SKANDIA

Toestemmingsverklaring

Via de notariële akte met Algemene Bepalingen, die onlosmakelijk verbonden is aan de koopakte van de woningen binnen het gebied van VVGH SDKANDIA valt men onder deze vereniging. Bij het kennismakingsgesprek dat alle bewoners krijgen aangeboden vanuit het bestuur wordt eigenaren gevraagd de in het overzicht genoemde gegevens te verstrekken en daarnaast al dan niet lid te worden.

Daarbij wordt medegedeeld waar men dit document kan vinden en dus welke persoonsgegevens waar en hoe worden opgeslagen en waartoe ze nodig zijn en worden gebruikt. De gegevens  worden pas gebruikt na de schriftelijke toestemming van de eigenaar. De schriftelijk verkregen toestemming wordt bewaard in een fysieke map bij de secretaris van de Vereniging, of het bestuurslid-ledenadministratie. Daarin worden ook de aanmeldingsformulieren voor het lidmaatschap bewaard.

De eigenaar heeft het recht zijn/haar toestemming voor de verwerking en het bewaren van zijn/haar persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk in te trekken. Hierdoor mag het functioneren van de VVGH SKANDIA echter niet worden belemmerd.

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

De eigenaar heeft het recht de VVGH SKANDIA te vragen om inzage in zijn/haar persoonsgegevens en om zijn/haar persoonsgegevens te laten corrigeren, aanvullen, af te schermen of te verwijderen. De VVGH SKANDIA zal aan dit verzoek voldoen, tenzij deze Vereniging op grond van de AVG niet gehouden is deze inzage te verschaffen, De eigenaar dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren.

De eigenaar heeft eveneens het recht bezwaar te maken tegen de verwerking en het bewaren van zijn/haar persoonsgegevens bij het bestuur van de VVGH SKANDIA. Tegen de beslissing van het bestuur op het bezwaar staat opvolgend beroep open bij een door de algemene ledenvergadering ingestelde commissie van beroep. De beslissing van deze commissie op het beroep is voor beide partijen bindend.

Indien de eigenaar wil, dat zijn/haar persoonsgegevens worden verwijderd, zal de VVGH SKANDIA deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties, die de betreffende persoonsgegevens van deze Vereniging hebben ontvangen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst, die de VVGH SKANDIA met de eigenaar heeft gesloten, verstrekt deze Vereniging uitsluitend met toestemming van de eigenaar persoonsgegevens aan derden, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om persoonsgegevens te verstrekken aan derden. In de tabel bij de privacyverklaring is een overzicht gegeven van de situaties, waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.

Beveiliging persoonsgegevens.

De VVGH SKANDIA treft passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en publicatie van persoonsgegevens tegen te gaan. Zo zorgen het bestuur van de VVGH SKANDIA, dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de persoonsgegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat de veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. De nieuwsbrieven worden verspreid via de vrijwillig verstrekte mailadressen. Deze zullen voor andere eigenaren niet zichtbaar zijn. Uitdrukkelijk wordt vermeld dat, in geval hierbij een vergissing/fout wordt gemaakt, de ontvangers van mailadressen van andere eigenaren direct verwijderd dienen te worden en in geen geval gebruikt of verstrekt mogen worden aan anderen. De persoonsgegevens op de website zijn alleen toegankelijk na inloggen met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.

De bestanden met persoonsgegevens van de eigenaren zijn opgeslagen op de computer(s) van het bestuur en het door het bestuur gebruikte sharepoint. Deze computer is beveiligd met een deugdelijke virusbescherming. Back-ups maken van gegevens wordt gedaan door de voorzitter of de secretaris en door hem/haar bewaard op het sharepoint, dat beveiligd is met een wachtwoord.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand, dat met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op een computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. De VVGH SKANDIA gebruikt op haar website geen cookies.

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de VVGH SKANDIA. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. De VVGH SKANDIA raadt je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Wijziging van het privacy beleid

De VVGH SKANDIA past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van de privacyverklaring worden opgenomen. De VVGH SKANDIA raadt de eigenaren dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal het bestuur van de VVGH SKANDIA er alles aan doen om de eigenaren per e-mail, via de nieuwsbrief en via de website te informeren.Nieuwe alinea

Contactgegevens

Als een eigenaar vragen heeft over de verwerking en het bewaren van zijn/haar persoonsgegevens of de VVGH SKANDIA wil verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens, dan kan hij/zij contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke: 

de secretaris van V.V.G.H. SKANDIA

E-mail: secretariaat@vvghskandia.nl

of schriftelijk naar het secretariaat. Actuele adres is te vinden op de website en in elke wijkinfo.